1. Qui est responsable de vos données ?
Cette politique distingue deux situations, car elles n'engagent pas la même responsabilité au sens du
Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) :
- Visiteurs du site cliniqoai.com (formulaire de contact, prise de rendez-vous, widget de
démonstration) : CliniqoAI (éditeur du site, voir nos
mentions légales) agit en tant que responsable de
traitement.
- Patients et prospects d'une clinique cliente, dont les messages sont traités par
l'assistant IA CliniqoAI déployé pour le compte de cette clinique (site web de la clinique, WhatsApp,
Instagram, Messenger) : la clinique cliente est responsable de traitement, et CliniqoAI
agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans le cadre d'un
contrat de sous-traitance conclu avec chaque clinique. Si vous êtes un patient d'une clinique utilisant
CliniqoAI, vos droits s'exercent en priorité auprès de cette clinique.
2. Données collectées sur le site vitrine
Lorsque vous visitez cliniqoai.com ou nous contactez, nous collectons :
- Les informations que vous saisissez volontairement (nom, e-mail, téléphone, message) via le formulaire de contact ou la prise de rendez-vous ;
- Le contenu de vos échanges si vous utilisez le widget de discussion en démonstration sur le site ;
- Des données techniques de navigation (adresse IP, type de navigateur) via les cookies décrits à la section 7.
3. Données traitées via le produit, pour le compte des cliniques clientes
Lorsqu'une clinique déploie CliniqoAI sur son site, son widget de discussion ou ses canaux WhatsApp,
Instagram et Messenger, l'assistant IA traite, pour le compte de cette clinique :
- Le contenu des conversations entre le patient/prospect et l'assistant IA ;
- Les coordonnées volontairement communiquées par le patient/prospect (nom, téléphone, e-mail) afin d'être recontacté ;
- Le contenu de la base de connaissances configurée par la clinique (informations sur ses soins, tarifs, disponibilités).
CliniqoAI ne détermine pas les finalités de ce traitement : celles-ci sont définies par chaque clinique
cliente pour ses propres besoins d'accueil et de qualification patient.
4. Finalités du traitement
- Répondre à vos demandes de contact ou de démonstration ;
- Qualifier une demande et orienter un prospect vers une prise de rendez-vous, pour le compte de la clinique concernée ;
- Assurer le fonctionnement, la sécurité et l'amélioration du Service ;
- Respecter nos obligations légales et comptables (facturation, conservation de factures).
5. Base légale des traitements
Selon les cas : votre consentement (widget de discussion, cookies non essentiels), l'exécution de mesures
précontractuelles ou du contrat (réponse à une demande de démonstration, fourniture du Service à une
clinique cliente), ou notre intérêt légitime ou celui de la clinique cliente à assurer un accueil patient
efficace.
6. Destinataires et sous-traitants
Selon la fonctionnalité utilisée, vos données peuvent être transmises aux tiers suivants :
- Meta Platforms, Inc. — lorsque la clinique connecte WhatsApp Business, Instagram ou
Messenger, les messages transitent par les API officielles de Meta selon les propres conditions et
politique de confidentialité de Meta.
- Fournisseur(s) d'intelligence artificielle — par défaut, l'assistant CliniqoAI s'appuie
sur OpenAI comme fournisseur de modèle de langage. Chaque clinique peut toutefois
configurer un fournisseur différent depuis l'espace de configuration de son assistant, auquel cas c'est
ce fournisseur qui traite les messages pour son compte. Le contenu strictement nécessaire à la
génération d'une réponse est transmis au fournisseur ainsi configuré ; il n'est pas utilisé par
CliniqoAI à d'autres fins que la fourniture du Service.
- DigitalOcean — notre hébergeur, pour le stockage et l'exécution du Service (voir nos
mentions légales).
- Outils de prise de rendez-vous — Calendly aujourd'hui ; Doctolib et Google Calendar une
fois l'intégration disponible, uniquement si la clinique active cette connexion.
CliniqoAI est basée en Tunisie. Le traitement, par CliniqoAI, de données de patients ou prospects
résidant dans l'Union européenne constitue donc lui-même un transfert de données hors de l'Union
européenne, distinct de celui vers nos éventuels sous-traitants. Ce transfert est encadré, au même titre
que les transferts vers nos sous-traitants situés hors de l'Union européenne (notamment le fournisseur
d'intelligence artificielle par défaut, basé aux États-Unis), par les Clauses Contractuelles Types (CCT)
adoptées par la Commission européenne, ou par tout autre mécanisme de transfert reconnu équivalent au
titre du RGPD (décision d'adéquation, ou cadre de protection des données UE–États-Unis le cas échéant
pour nos sous-traitants américains). CliniqoAI s'engage à mettre en place ces garanties dans le cadre du
contrat de sous-traitance conclu avec chaque clinique cliente établie dans l'Union européenne (voir
section 1), et à vérifier que ses propres sous-traitants présentent des garanties appropriées avant toute
mise en production. Notre hébergement (DigitalOcean, région Frankfurt/FRA1) est physiquement situé au
sein de l'Union européenne : c'est la localisation de CliniqoAI elle-même, et non celle des données
hébergées, qui est concernée par ce mécanisme de transfert.
7. Cookies et stockage local
Le site utilise :
-
Un stockage local strictement nécessaire (choix de langue, choix de consentement aux cookies) qui ne
requiert pas de consentement préalable ;
-
Un cookie/script tiers non essentiel (widget de discussion Chatbase), chargé uniquement après votre
consentement via le bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez modifier votre choix à
tout moment en effaçant les données de votre navigateur pour ce site.
8. Durée de conservation
- Données de contact du site vitrine (formulaire, démonstration) : conservées 3 ans à compter du dernier contact, en l'absence de relation commerciale engagée.
-
Conversations et coordonnées traitées pour le compte d'une clinique cliente : en raison de
l'architecture de CliniqoAI, où chaque clinique dispose de sa propre instance dédiée, ces données sont
conservées tant que l'instance de la clinique reste active. L'instance reste active tant que la
clinique règle les coûts d'infrastructure décrits dans nos
CGU/CGV. En cas d'arrêt du Service — à la demande de la clinique ou pour
non-paiement de ces coûts — l'instance est désactivée et les données qui y sont associées sont
supprimées avec elle : CliniqoAI, agissant comme sous-traitant, ne conserve pas ces données au-delà du
cycle de vie de l'instance de la clinique. Il appartient à la clinique, responsable de traitement pour
ses propres patients, de demander un export de ces données avant l'arrêt du Service si elle souhaite
les conserver.
- Données de facturation : conservées pendant la durée exigée par la réglementation comptable applicable.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
- Droit d'accès et de rectification ;
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») ;
- Droit à la limitation du traitement ;
- Droit à la portabilité de vos données ;
- Droit d'opposition, pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime ;
- Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Si vous êtes un patient d'une clinique cliente, nous vous invitons à adresser votre demande directement à
cette clinique, responsable de traitement. Pour toute autre demande, vous pouvez nous contacter à
l'adresse suivante : [email protected]. Nous nous engageons à répondre dans un délai
d'un mois. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL
(www.cnil.fr) ou de l'autorité de
protection des données compétente dans votre pays.
10. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données
contre l'accès non autorisé, la perte ou l'altération, incluant le chiffrement des communications et une
isolation des données par clinique cliente.
11. Modifications
Cette politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du Service ou de la réglementation. La
date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.
12. Contact
Pour toute question relative à cette politique : [email protected]